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Le courrier électronique a changé la communication faciale dans le monde des affaires en réduisant l'utilisation des lettres commerciales traditionnelles et en fournissant un moyen plus rapide de transmettre un message aux clients, aux collègues et aux superviseurs. Avec le changement technologique, cependant, viennent les idées fausses inévitables sur la façon de rédiger des e-mails professionnels. En raison de leur nature rapide et décontractée, les e-mails professionnels n'ont souvent pas le même niveau de professionnalisme et de clarté que les lettres commerciales, mais avec des instructions, des soins et une édition appropriés, vos e-mails professionnels peuvent être tout aussi professionnels que n'importe quelle lettre papier.

Avantages

L'intégration du courrier électronique dans les entreprises a contribué à la mondialisation de nombreuses industries en raison de la transmission rapide des messages. Que vous envoyiez une lettre commerciale à New York ou à Londres, avant le courrier électronique et le fax, il fallait beaucoup plus de temps pour communiquer par écrit qu'aujourd'hui. Le courrier électronique fait gagner du temps et, à son tour, augmente la communication et la productivité.

Importance

Environ 145 millions de personnes utilisent le courrier électronique à des fins commerciales en Amérique du Nord - selon Ferris Research en 2010 - tandis que l'utilisateur moyen de courrier électronique professionnel envoie environ 600 courriels par semaine. Depuis son incorporation dans le monde des affaires, l'e-mail a pris le rôle principal dans la communication d'entreprise, exerçant une pression supplémentaire sur les gens pour qu'ils envoient des e-mails exceptionnels. En raison du volume élevé de messages sortant de l'adresse e-mail professionnelle moyenne, il est difficile d'envoyer systématiquement un contenu parfait, grammaticalement correct et bien structuré, mais un e-mail mal rédigé et non structuré peut avoir des effets négatifs importants sur vous et votre entreprise.

Caractéristiques

Un e-mail professionnel doit être structuré de manière efficace car la plupart des destinataires n'ont pas le temps de parcourir beaucoup de texte dans un e-mail juste pour trouver l'essentiel. Les e-mails professionnels doivent indiquer l'objectif du message au début du texte, en utilisant le corps comme une occasion de régler les problèmes et d'expliquer les points confus, et la conclusion pour récapituler l'introduction et émettre une brève approbation. La clé est de garder l'e-mail aussi court que possible sans sacrifier les informations importantes ou le tact commercial. Les fonctionnalités d'un e-mail professionnel sont formulées, permettant aux destinataires de savoir exactement à quoi s'attendre structurellement et où chercher des réponses.

Mises en garde

Lors de la rédaction d'e-mails professionnels, il y a certaines « à ne pas faire » qui éviteront de déranger ou d'offenser votre destinataire, ainsi que de ne pas avoir l'air professionnel. Ces points doivent être suivis religieusement car cela vous affecte directement, vous et votre entreprise, et pourrait éventuellement nuire à vos relations avec certaines personnes.

N'envoyez pas d'e-mails HTML. De nombreuses personnes ont leurs comptes de messagerie définis sur « E-mails texte uniquement », de sorte que le HTML apparaîtra désordonné et désorganisé, ce qui va à l'encontre de l'objectif de l'ensemble du message.

N'envoyez pas de pièces jointes ou d'images dans le texte dans vos e-mails à moins que votre client ne vous le demande. Certaines personnes ont encore des connexions d'accès à distance ou des connexions réseau lentes, qui deviennent souvent bloquées si des pièces jointes non garanties sont envoyées dans leurs boîtes de réception. Le destinataire ne sera pas content si son Internet décompresse une pièce jointe pendant une heure et bloque la connexion.

Si vous envoyez un e-mail à un groupe de personnes, assurez-vous de modifier toutes les informations applicables afin qu'elles se rapportent à chaque destinataire. Commencez par adresser chaque destinataire par son prénom et / ou son nom, et n'oubliez pas de modifier d'autres détails comme le nom de l'entreprise, les adresses et les informations de contact. Aussi pénible que cela puisse être, c'est mieux que d'envoyer à M. Johnson, PDG, un message adressé à Debra Flannery, la directrice des relations publiques.

Gardez les informations délicates hors des e-mails et déconnectez votre nom de la controverse. Si la nature de votre entreprise avec une personne implique des opinions sensibles ou de mauvaises nouvelles, appelez-la simplement pour discuter du problème. Il y a certains messages auxquels vous ne voulez pas que votre nom soit associé pour des raisons personnelles, alors conservez votre nom et n'ayez pas peur de passer un appel téléphonique.

Considérations

Un grand nombre de vos e-mails sont votre seule chance de contacter un client pour une entreprise. Aussi agréable que ce soit de pouvoir donner à chaque client potentiel une attention personnalisée en personne, ce n'est pas réaliste. Vos e-mails professionnels - du premier au dernier - doivent comporter le plus haut niveau de professionnalisme, de structure, de grammaire, de ponctuation et de concision. En comprenant les avantages, la signification, l'anatomie et les actions tabous dans un e-mail professionnel, vous pouvez commencer à changer la stigmatisation occasionnelle associée à la rédaction d'e-mails. Avant d'envoyer votre e-mail professionnel, relisez-le plusieurs fois et, si vous avez quelqu'un sous la main, demandez-lui de le modifier. Une deuxième paire d'yeux est toujours une bonne chose.