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La facturation externalisée est pratique, mais elle peut aussi être coûteuse. Vous devez payer une agence ou un service de facturation pour chaque facture qu'ils soumettent. L'envoi d'informations à la société de facturation augmente également le temps nécessaire pour envoyer vos factures aux clients. Le retour de votre processus de facturation en interne vous permet de suivre de près le moment où les factures sont envoyées. Vous pouvez également économiser de l'argent. Passer de la facturation externalisée à la facturation interne nécessite une planification et une préparation pour éviter les erreurs.

Méthodologie

Bien que vous puissiez facturer à la main avec des factures dactylographiées ou même écrites à la main, un logiciel de facturation automatise le processus et le rend plus rapide et plus efficace. Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité tel que Quickbooks, utilisez la fonction de facturation du logiciel pour générer automatiquement des factures, enregistrer les paiements et suivre les comptes clients. Avec le logiciel de facturation, vous configurez les informations client une seule fois. Après cela, vous enregistrez les transactions et cliquez généralement sur un ou deux boutons pour émettre la facture. Vous pouvez également générer des rapports pour vieillir vos comptes clients et émettre des factures de suivi sans avoir à ressaisir toutes les informations.

Personnel

Désignez la ou les personnes qui seront chargées de la facturation, puis formez-les aux procédures de facturation. Idéalement, vous trouverez un employé qui connaît la facturation et les logiciels de facturation. Sinon, vous devrez peut-être investir dans des cours de formation. Selon le volume de facturation, vous devrez peut-être consacrer un employé à la facturation seule. Si la charge de travail n'est pas trop lourde, cependant, vous pouvez combiner les tâches de facturation avec d'autres tâches de bureau. Les bonnes pratiques comptables dictent de séparer les fonctions des comptes fournisseurs (facturation) et des comptes clients afin de réduire les risques de fraude ou d'erreurs. Si cela n'est pas possible, demandez à quelqu'un d'examiner régulièrement les comptes pour rechercher des erreurs ou des divergences.

Horaire

Le moment de votre facturation peut vous aider à gérer vos flux de trésorerie. En effectuant votre facturation en interne, vous ne paierez pas d’argent supplémentaire à chaque fois que vous enverrez une facture. Il se peut donc que vous trouviez avantageux de facturer plus souvent. Par exemple, au lieu d'émettre toutes vos factures une fois par mois, vous pouvez facturer chaque client à mesure que le travail est terminé, ou facturer chaque semaine ou toutes les deux semaines. Vous pouvez également expérimenter en offrant une remise d'un ou deux pour cent pour un paiement dans les 10 jours suivant la réception de la facture.

autres considérations

Coordonnez le passage de la facturation externalisée à la facturation interne avec votre ancienne société de facturation. Cela vous aidera à éviter d'ennuyer ou de confondre vos clients avec des factures en double. Vous voudrez également alerter les clients de tout changement d'adresse de facturation ou de paiement. Mettez en évidence ces changements sur les nouvelles factures que vous envoyez. Vous pourriez avoir besoin d'un espace dédié pour la facturation du personnel et des enregistrements.