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Un e-mail efficace produit le résultat voulu par l'écrivain. Si, par exemple, le message est une demande d'information à une certaine date, le destinataire comprendra. Un e-mail efficace fournit au destinataire une compréhension claire de l'intention de l'expéditeur. Un e-mail mal rédigé, en revanche, peut être source de confusion et créer une mauvaise opinion de l'expéditeur. Les entreprises de toutes tailles peuvent atteindre un niveau acceptable de communication écrite, y compris par courrier électronique, en offrant des instructions internes sur la rédaction commerciale et en exigeant l'utilisation d'un manuel de style.

Normes de messagerie

La rédaction des e-mails doit être claire, concise et grammaticalement correcte. Une mauvaise grammaire, des fautes d'orthographe et une structure de phrase incorrecte peuvent distraire le lecteur. Les rédacteurs doivent essayer d'être directs, informatifs et axés sur les solutions. Les e-mails courts et succincts sont faciles à lire et réussissent normalement à faire passer le message. La taille idéale du message pourrait être de deux ou trois paragraphes de cinq lignes maximum. L'auteur doit indiquer le but de l'e-mail au début du message et donner le résultat souhaité - comme la date d'échéance pour une réponse - à la fin.

La ligne d'objet

Considérez la ligne d'objet comme le titre d'un article de journal ou de magazine. Il doit être puissant, attirer l'attention et précisément lié au contenu ou à l'objectif de l'e-mail. Une bonne ligne d'objet attirera l'attention du destinataire et l'amènera à ouvrir l'e-mail et à le lire. Les e-mails professionnels doivent concurrencer de nombreux autres messages dans les boîtes de réception des entreprises. Des lignes d'objet vagues peuvent entraîner la suppression ou l'oubli d'un e-mail important. Cela pourrait entraîner un retard de livraison ou un client déçu. Il peut être efficace de répéter une date d'échéance dans la ligne d'objet.

Contenu

Les salutations doivent être personnalisées dans toute la mesure du possible. S'il n'est pas possible de trouver le nom d'un destinataire, l'e-mail doit au moins être adressé à un service. Un e-mail sans destinataire nommé peut languir sans être lu. Il ne doit pas y avoir plus d'un sujet par e-mail. Si un membre du personnel communique à un service ou à une personne sur trois sujets distincts, il doit envoyer trois courriels. De cette façon, chaque ligne d'objet continuera à avoir un sens dans les e-mails et les réponses ultérieurs. L'utilisation de toutes les lettres majuscules ou gras pour l'accent doit être réduite au minimum. Cette pratique peut être gênante pour les destinataires qui ne se soucient pas de ces signaux visuels. Le bloc de signature des e-mails professionnels doit inclure des informations de contact complètes.

Manuel de style

Un moyen de minimiser les problèmes de courrier électronique au travail consiste à créer un manuel de style qui informe les employés de la manière correcte de communiquer par voie électronique. Dans un premier temps, l'entreprise pourrait conseiller aux membres du personnel de se référer à l'un des guides disponibles en librairie. L'entreprise pourrait adopter certaines méthodes de communication par courrier électronique à partir du livre et d'autres sources. Finalement, il y aurait suffisamment d'informations en main que l'entreprise pourrait compiler dans son propre manuel de courrier électronique.