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Construire un programme de comptabilité qui protège l'intégrité financière d'une entreprise dépend de l'application de quelques principes clés. Ceux-ci sont généralement connus sous le nom de contrôles internes.

Le terme "contrôle interne" évoque généralement le contrôle de la fraude. Cependant, ce n'est qu'un aspect des contrôles dans les systèmes comptables. Les autres sont des opérations efficaces et efficientes, des rapports fiables et la conformité aux lois et réglementations applicables.

Prévenir la fraude comptable

La fraude coûte aux petites entreprises aux États-Unis en moyenne 6 % de leurs revenus. Cela représente environ 400 milliards de dollars par an. Un service comptable bien organisé est la première ligne de défense contre cette perte.

Le service comptable lui-même doit être libéré de la possibilité de retirer des fonds ou des actifs de l'entreprise. Pour empêcher les paiements ou les achats non autorisés, les différentes fonctions des comptes fournisseurs, telles que la commande, l'approbation des factures, la coupe des chèques, la signature des chèques et le rapprochement du compte bancaire, doivent être gérées par des personnes différentes. Cela peut être difficile à faire dans un petit bureau, mais une surveillance étroite de l'activité bancaire par propriété est toujours possible.

De même, la collecte des encaissements et les remboursements de marchandises doivent également être gérés par plusieurs employés pour réduire les risques.

Autre prévention de la fraude

Le service comptable devrait également être responsable du suivi des biens corporels appartenant à l'entreprise. Un inventaire des articles tels que les outils, l'équipement de bureau et la machinerie doit être tenu. Au moins une fois par an, chaque élément doit être physiquement localisé et enregistré. Les dépenses doivent être signées par les employés, qui seront responsables de leurs soins.

Plus important que les contrôles, favoriser un environnement de travail positif réduit la fraude des employés et augmente la productivité. Établissez un code d'éthique qui s'applique à tous. Écoutez les employés et établissez un programme pour aider ceux qui ont des problèmes. Les employés qui considèrent l'entreprise comme une famille contribueront davantage à son succès.

Rapports précis

Un système de contrôle interne garantit la fourniture d'informations financières précises et en temps opportun à la direction. Le suivi régulier des échéances intermédiaires dans le cycle comptable garantit la livraison à temps des informations. Des procédures soigneusement élaborées favoriseront la cohérence et la précision.

Le personnel des comptes créditeurs doit avoir une définition pour chacun des comptes de dépenses du système. Par exemple, un immeuble d'appartements a des comptes séparés pour l'eau utilisée pour l'aménagement paysager et l'eau utilisée par les locataires. Le fait de mélanger les paiements dans ces comptes déforme la dépense --- et peut cacher un problème.

De même, les comptables du revenu (dans un petit bureau, les comptes créditeurs et débiteurs peuvent être traités par la même personne) devraient également recevoir des instructions sur la comptabilisation cohérente des paiements reçus.

Les gestionnaires doivent avoir l'occasion d'examiner et d'expliquer les écarts dans les revenus et les dépenses réels. Il s'agit d'une dernière occasion de corriger les erreurs comptables et de fournir plus d'informations à la direction.

Fonctionnement efficace et efficient

La gestion opérationnelle dépend des informations financières fournies par le service comptable.

Par exemple, les entreprises de fabrication ou de construction ont besoin d'un système de coût des travaux détaillé pour fournir à la propriété des données précises sur le coût réel de chaque travail. Dans les commerces de détail, il en va de même pour le coût des marchandises vendues. Sans ces informations, ces entreprises sont incapables de proposer des prix compétitifs pour leurs produits ou services. Prix ​​trop élevé et ils ne peuvent pas vendre leur produit; prix trop bas, chaque vente représente une perte nette pour l'entreprise.

Le paiement rapide et précis des impôts, y compris les retenues sur la paie, est également une fonction vitale du service comptable. Le paiement tardif des charges sociales fédérales peut entraîner des frais de retard pouvant atteindre 15 % du total dû, et comme l'IRS applique les paiements dans l'ordre dans lequel ils sont reçus, un paiement tardif peut entraîner des paiements ultérieurs entraînant des pénalités.

Un service comptable bien organisé contribue ainsi directement aux résultats d'une entreprise.