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Une facture est un document envoyé par un vendeur à un acheteur qui demande officiellement le paiement de biens ou de services fournis. L'émission d'une facture indique que l'acheteur doit désormais régler le montant dû avec le vendeur selon les modalités de paiement prévues. Il est important de suivre de bonnes politiques et procédures de facturation pour assurer un flux de fonds fluide dans l'entreprise et également pour améliorer la gestion des comptes clients.

Rendez-vous

Les dates suivantes doivent être incluses; la date à laquelle la facture a été établie, la date à laquelle les biens ou services ont été livrés et la date à laquelle l'acheteur doit payer. Ces dates permettent de suivre les mouvements de la facture tels que les retards de livraison, ainsi que de fournir d'autres informations telles que l'ancienneté des dettes.

Détails de l'entreprise

La société de facturation doit indiquer son nom, son adresse physique, son numéro de téléphone, son adresse e-mail, son numéro d'entreprise et son numéro d'immatriculation à la taxe sur la valeur ajoutée. Les coordonnées du client ou de son agence doivent également être indiquées, bien qu'ici le nom et l'adresse soient suffisants. Ces détails facilitent la livraison et rendent la tenue des dossiers efficace pour les deux parties.

Numéro de facture

Chaque facture doit avoir un numéro de facture spécifique. Pour les comptes débiteurs, ils seraient normalement séquentiels puisqu'ils sont émis d'un côté par opposition aux comptes créditeurs pour les factures entrantes de différents fournisseurs. Cela aide au classement ordonné et sert de référence dans le suivi des comptes non réglés.

Modalités de paiement

Les clients apprécient généralement de connaître les conditions de leur fournisseur. Des conditions de paiement claires doivent être définies, telles que le délai de paiement, le montant brut et le montant de TVA dû. Les clients doivent également être informés de la gamme de méthodes de paiement et du nom exact de la société à laquelle effectuer le paiement. Les pénalités et dispositions légales en cas de retard ou de non-paiement doivent être précisées dans le document.

Description des biens

Cette section donne la spécification des biens ou services achetés. Le prix de chaque article est indiqué, ainsi que les quantités de chaque article acheté. Cela aide à la fois le vendeur et l'acheteur à évaluer si la somme totale indiquée est correcte. En outre, il montre également la répartition des montants dus.