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QuickBooks d'Intuit est l'un des principaux logiciels de comptabilité disponibles pour les entreprises et les organisations de tous types. QuickBooks peut être utilisé par des organisations à but non lucratif qui choisissent d'acheter la version comptable à but non lucratif du programme. Les dons et les paiements effectués à des organisations à but non lucratif peuvent être distingués dans le logiciel pour fournir un état comptable plus détaillé et précis.

Dons et paiements

Les dons et les paiements effectués à des organismes sans but lucratif sont essentiellement la même chose pour la plupart des types de ces organisations. Il existe cependant certains cas où il peut être nécessaire de faire la distinction entre un paiement effectué sous forme de don en espèces et un autre type de don donné à l'organisation. Par exemple, certaines organisations à but non lucratif collectent des vêtements, des meubles et d'autres articles sous forme de dons et les utilisent à des fins de revente pour collecter des fonds. Il est généralement nécessaire de faire la distinction entre ces types de dons et ceux de nature monétaire.

Inventaire

Les dons de matériel à une organisation à but non lucratif augmentent son inventaire, ce qui est pris en compte dans la partie de l'assemblage de l'inventaire de QuickBooks du programme. L'inventaire d'une organisation à but non lucratif augmente avec chaque don, et les dons sont saisis sous forme de montant en dollars. Si le donateur n'indique aucune valeur monétaire pour l'inventaire, il est généralement inscrit comme un don de 0 $. Si un montant en dollars spécifique est indiqué, il s'ajoute au total de l'inventaire existant.

Donateurs

Les dons des donateurs peuvent être comptabilisés dans QuickBooks pour les organismes sans but lucratif en les saisissant dans le logiciel sous la catégorie « Client/Donateur ». Ce type d'entrée permet à l'organisation de transférer l'argent directement sur son compte bancaire. Il est toutefois possible d'inscrire les dons sous forme de dons ou de promesses de don. Le choix de cette option permet à l'organisation à but non lucratif de distinguer les différents types de donateurs ou de clients en mettant à jour le champ de type de client pour chaque client. Les clients à but non lucratif sont les parties prenantes dans les activités de l'organisation à but non lucratif et peuvent inclure des donateurs, ainsi que des collaborateurs, le grand public et des agences publiques.

Déclarations

Les états financiers produits dans QuickBooks peuvent fournir des informations détaillées sur les dépenses et les dons de l'association. QuickBooks fournit des résumés de fin d'année de ces types de transactions. Les dons peuvent être enregistrés et détaillés selon les besoins de l'organisation. Les états de dépenses fournissent également une indication des paiements effectués par l'organisation elle-même pour payer ses propres factures. Ceux-ci sont résumés dans le formulaire 990, l'état des dépenses fonctionnelles.