Règles d'étiquette des e-mails professionnels

Utiliser le courrier électronique pour communiquer pour votre entreprise peut être pratique, économique et rapide. Les courriels n'ont pas le langage corporel et les inflexions vocales nécessaires pour transmettre correctement votre point de vue, il y a donc certaines règles d'étiquette des courriels professionnels que vous devriez suivre. Sans la procédure de courrier électronique appropriée, votre point pourrait être mal compris et causer un problème qui nécessitera une communication personnelle pour être corrigé.

Utiliser un langage professionnel

Selon le Microsoft Midsize Business Center, il est préférable d'éviter le langage d'argot et les expressions familières régionales lors de l'envoi d'un e-mail. Vous devez utiliser un langage commercial simple qui ne peut pas être mal interprété. Utilisez des phrases concises en langage direct qui permettront à votre lecteur de comprendre votre sens sans provoquer une mauvaise interprétation.

Structure

Utilisez la même structure grammaticale et la même structure de phrase que vous utiliseriez dans une lettre commerciale standard. Évitez d'utiliser «Internet parler» comme «LOL» pour rire aux éclats, et n'utilisez pas toutes les majuscules pour souligner un point. L'utilisation de toutes les lettres majuscules équivaut à crier et est considérée comme impolie.

Soit bref

Un e-mail doit être utilisé pour transmettre un message rapide, comme la confirmation d'une livraison ou la mise en place d'une réunion. Un e-mail professionnel doit être bref et se composer de deux ou trois phrases concises. S'il y a plus de détails à discuter sur le sujet, indiquez que vous aimeriez discuter du sujet en personne ou par téléphone.

Ligne d'objet

Utilisez une ligne d'objet qui donne une très brève description de l'e-mail en quelques mots, et incluez également votre nom dans la ligne d'objet afin que le destinataire sache de qui provient l'e-mail. Si vous n'incluez pas votre nom dans la ligne d'objet, le destinataire peut supprimer l'e-mail en pensant qu'il s'agit d'un élément marketing.

Utiliser des pièces jointes

Les pièces jointes sont souvent filtrées par des filtres de messagerie sur les serveurs de l'entreprise. Mais si vous pensez avoir besoin d'ajouter une pièce jointe à un e-mail professionnel, assurez-vous de mentionner à la fin de votre e-mail qu'il y a une pièce jointe, puis donnez une brève description.

Contenu HTML

De nombreuses newsletters par e-mail utilisent du contenu HTML pour créer un format pour l'e-mail et inclure des graphiques. Pour un e-mail professionnel que vous envoyez à un client ou à un associé, évitez d'utiliser du contenu HTML. Certains programmes de messagerie bloquent le contenu HTML et le résultat peut rendre votre courrier électronique difficile à lire.