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Quelle que soit la raison pour laquelle vous avez vendu votre petite entreprise, vous devez régler certains points pour assurer une transition en douceur pour vos employés. Lorsque vous possédiez votre entreprise, vous donniez des W-2 à vos employés chaque année avant la fin du mois de janvier. Maintenant que vous avez vendu votre entreprise, vous ou votre successeur êtes responsable des W-2.

Responsabilité du prédécesseur

Les employeurs doivent généralement effectuer des rapports trimestriels auprès de l'Internal Revenue Service via le formulaire 941. En vertu de la section 4 de l'Internal Revenue Bulletin 2004-34, si vous êtes tenu de déposer un formulaire final 941, vous êtes responsable de toutes les obligations de déclaration, y compris de fournir à vos employés avec des W-2. Parce que votre entreprise a été rachetée, vous devez déposer un 941 final pour le trimestre au cours duquel l'acquisition a eu lieu. En bref, vous êtes responsable de fournir à vos employés des W-2 si vous leur avez payé un salaire pendant votre 941 période de déclaration.

Responsabilité du successeur

L'article 5 de 2004-34 de l'Internal Revenue Bulletin dit que vous n'avez pas à donner de W-2 à vos employés s'ils ont été embauchés par le successeur la même année que l'acquisition et si vous acceptez tous les deux cette condition. Dans ce cas, on suppose que le successeur paiera les salaires aux employés acquis la même année et sera donc responsable de la délivrance des W-2. Les W-2 indiqueraient les salaires payés et les impôts retenus par vous et le successeur pour l'année en question. Pour que le successeur s'acquitte correctement de ses obligations de déclaration, vous devrez lui fournir les informations salariales et fiscales nécessaires sur vos employés.

W-2 accélérés

Si vous devez déposer un 941 final, vous devez également fournir à vos employés des W-2 accélérés au plus tard à la date d'échéance de votre 941 final. Les 941 sont généralement dus au plus tard le dernier jour du mois qui suit la fin du trimestre. Si les employés qui ont été licenciés avant la fin de l'année demandent un W-2 avant la date limite du 31 janvier, vous devez leur donner le formulaire au plus tard le 30e jour de la demande ou 30 jours après le paiement de leur dernier salaire, selon vient plus tard. Normalement, vous devez déposer les W-2 auprès de la Social Security Administration avant le 31 mars si vous déposez par voie électronique et avant le dernier jour de février si vous déposez sur papier. Vous devez cependant déposer des W-2 accélérés auprès de la SSA au plus tard le dernier jour du deuxième mois qui suit la date limite de votre 941 final.

Considérations

Si le successeur est responsable de l'émission des W-2, vous devez toujours déposer un 941 final auprès de l'Internal Revenue Service. Dans ce cas, les informations sur les W-2 et sur votre 941 final seraient différentes car les données sur les W-2 seraient basées sur les salaires payés et les impôts retenus par vous et le successeur. Remplissez l'annexe D du formulaire 941 pour expliquer les différences salariales et fiscales à l'IRS. Incluez à l'annexe D le nom de votre entreprise, la date à laquelle elle a été rachetée et le numéro d'identification d'employeur du successeur. Déposez l'annexe D avec votre 941 final.