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Les petites entreprises peuvent profiter des conférences téléphoniques pour éviter les réunions en personne coûteuses. Ceci est particulièrement utile pour organiser une réunion avec des clients ou des clients qui se trouvent à un vol d'avion de l'emplacement de l'entreprise. La communication via une conférence téléphonique avec un client peut être plus difficile qu'une présentation en personne, car l'entreprise n'a pas l'avantage de visualiser la communication non verbale et les indices du client. Dans l'ensemble, les conférences téléphoniques peuvent être une option viable qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Avant l'appel

Afin de faire bonne impression lors de la conférence téléphonique, la petite entreprise doit remplir une liste de tâches avant la conférence téléphonique. Cela comprend la délimitation d'une pièce calme dans le bureau où l'appel peut être effectué. Il doit accueillir confortablement toutes les personnes participant à l'appel. De préférence, cela inclurait une table ronde avec le téléphone au milieu afin que tout le monde soit à égale distance du téléphone. Cela évitera les moments difficiles de répétition de phrases parce que l'autre partie ne pouvait pas entendre clairement.

Pendant l'appel

Tous les participants à la conférence téléphonique doivent avoir un ordre du jour devant eux. Cela gardera l'appel sur la bonne voie. De plus, une personne devrait être désignée comme facilitateur de l'appel. Cette personne sera l'intervenant principal et veillera à ce que l'appel reste sur le sujet et sur la tâche. L'animateur peut également présenter les autres avant de parler ou de répondre à une question. Une bonne étiquette veut que le client ou le client sache toujours à qui il s'adresse lors d'une conférence téléphonique.

Après l'appel

Compiler des notes et les envoyer ou les télécopier au client est un geste agréable de la part de la petite entreprise. Non seulement cela fournit une raison de faire un suivi avec le client, mais cela va également au-delà du service. En informant le client à l'avance que cela se produira, cela peut l'empêcher de se sentir obligé de prendre des notes furieusement pendant l'appel et éventuellement de manquer des informations importantes en essayant de suivre la conversation tout en prenant des notes.

Les participants

Tous les participants à l'appel doivent être avisés de respecter l'étiquette de la conférence téléphonique appropriée pendant l'appel. Cela inclut d'éviter les mouvements inutiles, le bruissement de papiers, le fait de parler hors de son tour, d'interrompre les autres et de manger ou de boire pendant l'appel. Certaines petites entreprises peuvent trouver avantageux d'afficher une présentation pendant la réunion afin que tout le monde soit au courant des points qui doivent être soulevés. Cela peut également empêcher les gens de parler les uns sur les autres et ainsi éviter des situations délicates pendant l'appel.

Considérations

L'entreprise doit s'assurer que l'équipement approprié est disponible pour la conférence téléphonique. L'appel en attente et la possibilité d'interrompre l'appel via un système d'interphone inter-bureaux doivent être désactivés. Avant chaque conférence téléphonique, le système doit être testé pour s'assurer que tout fonctionne correctement. Ne pas être préparé pour la conférence téléphonique peut envoyer le message que la petite entreprise ne sera pas en mesure de gérer efficacement d'autres parties de l'entreprise. La préparation est essentielle lors de la conduite des conférences téléphoniques.