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Pour planifier et conclure une bonne lettre commerciale, vous devez comprendre et remplir les sections nécessaires d'une lettre commerciale. Vous devez indiquer l'objet de votre lettre de manière claire et concise. La plupart des lettres commerciales utilisent un format de bloc (pas de retrait) ou un format de bloc modifié (pas de retrait dans le texte, mais la date et la clôture sont tabulées au centre), bien qu'un format semi-bloc (la première ligne de chaque paragraphe est en retrait ) peut être utilisé.

1

Tapez la date à laquelle la lettre est écrite. Si vous n'utilisez pas de papier à en-tête, ajoutez votre nom et votre adresse au-dessus de la date, en utilisant le format de votre choix.

2

Indiquez le sujet général de la lettre en incluant une ligne de référence. Cela devrait commencer par «Re:» et énumérer le sujet de la lettre (par exemple «Re: Votre demande de proposition d’emploi») et le numéro de poste ou de cas spécifique auquel vous écrivez en référence, par exemple «Re: HR Case No. 9918 » ou « Re : Votre lettre datée du 8 septembre 2006. »

3

Écrivez «Cher ___ »si vous connaissez le nom de la personne. Sinon, utilisez "Cher Monsieur ou Madame" ou "À qui cela peut concerner". Terminez votre salutation par un signe deux-points (:).

4

Insérez le corps de la lettre. Dans le premier paragraphe, expliquez le but de votre lettre (par exemple: «J'écris à propos de…», «Veuillez trouver ci-joint…»). Dans le paragraphe suivant, demandez l'action dont vous avez besoin, comme dans « Veuillez exécuter les documents ci-joints ». Le cas échéant, expliquez les circonstances de votre demande, en fournissant des informations supplémentaires ou une justification si nécessaire.

5

Tapez votre fermeture en majuscule uniquement la première lettre (par exemple, « Très vraiment vôtre »). Assurez-vous que votre clôture est directement sous votre date. En d'autres termes, si vous avez tabulé plus de cinq fois avant de taper la date, tabulez plus de cinq fois avant d'écrire votre clôture.