Étiquette de télécopie
L'envoi de documents commerciaux par fax est devenu largement informatisé, bien que les règles de l'étiquette de communication commerciale s'appliquent toujours. Ceci pour assurer une présentation professionnelle et que vos fax parviennent aux destinataires prévus et que les informations confidentielles restent privées. L'étiquette de télécopie permet également d'établir des règles et des directives internes pour aider à rationaliser le processus de télécopie.
Identifiants de fax sortants
Qu'il s'agisse d'envoyer un fax par voie électronique ou par télécopieur, chaque fax doit toujours être accompagné d'informations d'identification. Cela devrait inclure le nom et le logo de votre entreprise, vos coordonnées et le nom de la personne qui envoie le fax. Incluez également la date de la transmission de la télécopie, la nature et la taille de la pièce jointe et une note indiquant la raison de la télécopie.
Pas de spam
N'utilisez pas votre télécopieur pour envoyer du spam ou des publicités non sollicitées, cela ne fera qu'irriter vos clients. Limitez les télécopies aux informations demandées et aux mises à jour occasionnelles des actualités, et gardez les télécopies non demandées brèves - une ou deux pages au maximum. De même, protégez votre numéro de fax afin de ne pas recevoir de spam. Cela peut bloquer votre appareil et gaspiller du papier et de l'encre. Ne donnez votre numéro de fax que si nécessaire et découragez les fax personnels des employés.
Protéger les informations confidentielles
Ne survolez pas lorsque d'autres envoient des fax, et lorsque vous voyez un nouveau fax dans le bac, retirez-le, retournez-le, placez-le dans la boîte de réception du destinataire ou livrez-le personnellement. Cela aidera à garder les informations privées confidentielles. Privilégiez l'utilisation du télécopieur si nécessaire pour vous assurer que les besoins immédiats d'envoi et de réception sont couverts en premier.
Réglementer la télécopie
Si possible, confiez les fax entrants et sortants à un assistant administratif qui peut prioriser les besoins en fax et s'assurer que les documents arrivent là où ils vont. Cela élimine le besoin pour les membres du personnel d'attendre en ligne pour le fax, de vérifier régulièrement la machine ou le jockey pour la position. Avoir une personne responsable de cette tâche peut rationaliser les opérations et rendre la télécopie plus efficace.
Quand ne pas faxer
N'oubliez pas que les télécopies ont le potentiel d'être vues par plus d'yeux que ceux appartenant au nom sur la page de garde. Ne télécopiez pas d’informations privées, telles que les dossiers du personnel ou les données financières de l’entreprise, qui pourraient être potentiellement dommageables entre de mauvaises mains. Pensez à la livraison du jour au lendemain ou même au courrier postal pour ce type de données.
