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Les propriétaires d'entreprise ont des fonctions importantes à jouer lorsqu'il s'agit de gérer les contrats qu'ils concluent avec les fournisseurs, les clients et les employés. Le domaine de la gestion des contrats vise à fournir un aperçu des conseils et des outils pour aider les gestionnaires à négocier les conditions, à rédiger des contrats, à assurer la conformité et à rendre compte des résultats. Le processus de gestion des contrats comprend neuf étapes.

Invitation à traiter

Le processus de gestion des contrats commence lorsque les entreprises lancent une «invitation à traiter». Ce terme juridique signifie simplement que l'entreprise est disposée à recevoir des offres sur des produits ou des services, qu'elle cherche à embaucher un nouvel employé ou qu'elle souhaite conclure un accord avec un fournisseur. En d'autres termes, l'entreprise est prête à conclure un contrat pour une raison précise.

Rédaction du contrat

Une fois qu'une invitation à traiter est apparente, l'entreprise peut accepter des offres sur le contrat potentiel. Un employé peut entrer pour un poste disponible, ou un fournisseur peut soumettre une offre pour fournir un service à l'entreprise, par exemple. L'entreprise peut maintenant commencer à rédiger le contrat en fonction des modalités et conditions convenant à l'arrangement. Ces conditions peuvent être dictées par la loi, et elles sont parfois spécifiques à la situation. La loi exige par exemple que les employés reçoivent un salaire minimum, et cela doit être reflété dans le contrat. Bien que les contrats puissent également être conclus verbalement, la plupart des entreprises concluent des contrats écrits ou écrits pour éviter les écueils juridiques qui peuvent survenir avec des accords verbaux. Votre entreprise pourrait envisager de demander l'avis d'un avocat lors de la rédaction d'un contrat pour s'assurer que le langage juridique est légitime et exact.

Négociation

La négociation a souvent lieu en même temps que la rédaction du contrat. Les deux parties de l'accord discutent des termes et conditions et décident d'un ensemble de promesses et d'obligations mutuellement acceptables. Le droit des contrats exige qu'il y ait un accord entre les parties d'un contrat. Cela signifie que chaque partie doit donner ou échanger quelque chose au profit de l'autre. Lorsque vous vendez un produit à un client, par exemple, le client en profite et vous bénéficiez des revenus.

Acceptation

L'étape d'acceptation du processus de gestion des contrats est souvent la plus frustrante car une ou les deux parties peuvent ne pas être satisfaites des conditions générales énoncées dans le contrat. Si vous vendez des produits ou des services, vous ne rencontrerez peut-être pas ce type de problème, car le client achètera le produit ou non. Cependant, si vous faites affaire avec des fournisseurs ou si vous embauchez des employés, vous devrez peut-être revenir à l'étape des négociations avant que le contrat ne soit accepté.

Exécution

Les parties qui acceptent un contrat font généralement quelque chose pour signifier l'acceptation. C'est ce qu'on appelle l'exécution. Dans un contrat écrit, l'exécution se produit lorsque les deux parties signent le contrat, souvent devant un témoin. Dans les contrats verbaux, l'exécution se produit normalement lorsqu'une partie donne de l'argent en échange d'un produit ou d'un service de l'autre. Dans un contrat de service, l'exécution implique également l'exécution des devoirs ou obligations énoncés dans le contrat. Si vous engagez quelqu'un pour peindre votre bureau, par exemple, il doit le faire dans les conditions et limites implicites dans le contrat.

Assurer la conformité

Le gestionnaire de contrat ou le propriétaire de l'entreprise doit se préoccuper de s'assurer que tous les termes et conditions du contrat sont respectés par les deux parties. Si une partie ne respecte pas sa part du marché, l'autre partie peut poursuivre pour rupture de contrat, ce qui peut être coûteux. Cette étape du processus est peut-être la plus importante à surveiller.

Modification du contrat

Parfois, une ou les deux parties au contrat jugent nécessaire de modifier ses termes ou conditions. Le peintre que vous avez embauché peut avoir besoin de quelques jours supplémentaires pour terminer le travail, ou vous pouvez décider de donner une augmentation à vos employés. Dans ces cas, un nouveau contrat est généralement émis.

Audit et rapports

La plupart des entreprises procèdent à des audits trimestriels, semestriels ou annuels. Ces audits donnent à l'entreprise une chance de s'assurer que tous les contrats pour cette période ont été exécutés correctement et que toutes les dettes impayées sont prises en charge. Votre conseil d'administration, vos investisseurs ou d'autres parties prenantes clés peuvent également souhaiter un rapport de vos engagements contractuels terminés et en cours ; le processus d'audit vous donne la possibilité de rassembler les documents pour prouver comment vous avez dépensé de l'argent et alloué des ressources.

Renouveler le contrat

Si vous souhaitez continuer à utiliser un fournisseur particulier, vous devez revoir et renouveler périodiquement le contrat. Vous devrez peut-être répéter le processus contractuel pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la rémunération, les termes et conditions.