Comment organiser une réunion avec des aides visuelles

Vous pouvez engager efficacement les employés et les clients lors des réunions en ayant des aides visuelles à portée de main pour démontrer vos points et concentrer leur attention. Il est difficile pour quiconque de rester intéressé si une réunion consiste en une seule personne donnant des conférences sur un seul sujet. Au lieu de cela, projetez des images, telles que des graphiques, sur un écran ou distribuez des dépliants accrocheurs pour garder votre public concentré.

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Tapez un ordre du jour pour la réunion, décrivant clairement chaque sujet à traiter ou chaque présentation à faire. Envoyez par courrier électronique l'ordre du jour aux participants un jour ou deux à l'avance et ayez des copies papier à distribuer au début de la réunion. Un ordre du jour aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie.

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Créez un diaporama pour accompagner toutes les présentations que vous faites pendant la réunion. Utilisez des graphiques qui montrent clairement les données dont vous parlerez avec les participants. Par exemple, si vous discutez du nombre de ventes effectuées par votre magasin chaque mois, créez un graphique à barres qui représente les ventes mois par mois.

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Faites des polycopiés des mêmes aides visuelles que vous montrez avec les diapositives et distribuez-les pendant la réunion. Les participants peuvent prendre des notes directement sur les documents, puis référencer facilement les informations plus tard.

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Utilisez un bloc-notes ou un tableau blanc pour lancer des idées pendant la réunion. Demandez à une personne d'être le scribe et donnez-lui un marqueur. Demandez-lui d'écrire l'idée centrale au milieu du bloc-notes ou du tableau blanc, puis tracez des lignes reliant d'autres idées que l'équipe propose. Votre travail consiste à diriger la séance d'idées et à faire avancer les choses. À la fin de la réunion, prenez une photo du tableau blanc et envoyez l'image par courrier électronique aux participants.

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Utilisez la vidéo pour faire passer votre message. Si votre réunion consiste à examiner les commentaires des clients, diffusez une vidéo d'entretiens avec des clients ou une séance de groupe de discussion afin que vous et vos employés puissiez clairement comprendre ce que les gens pensent. Ensuite, réfléchissez à de nouvelles façons de répondre aux demandes des clients. Si vous évaluez une nouvelle campagne publicitaire, lancez une vidéo de publicités potentielles et discutez de celle qui fonctionne le mieux. Si vous développez des idées de publicités, envisagez de visionner des vidéos d'annonces qui, selon vous, ont bien fonctionné et demandez à l'équipe de discuter des avantages et des inconvénients de chacune d'elles.