Comment gérer et auditer les cartes d'approvisionnement d'entreprise

Le principe comptable n ° 1 généralement accepté interdit aux propriétaires de petites entreprises de mélanger des fonds personnels et commerciaux. Les cartes d'achat d'entreprise - qui pour une petite entreprise sont plus souvent une carte de crédit d'entreprise - sont une solution qui offre des avantages au-delà de la garantie que l'entreprise se conforme aux directives GAAP. Une politique stricte de gestion des cartes de crédit et des audits réguliers et aléatoires sont essentiels pour garantir que l'émission de cartes d'achat ou de crédit reste une décision commerciale intelligente.

Mettre en œuvre des contrôles préventifs

Plus une entreprise contrôle ce que ses employés peuvent et ne peuvent pas acheter avec des cartes de crédit, mieux elle sera en mesure de gérer les transactions par carte de crédit. Commencez par établir des contrôles qui découragent les employés d'essayer d'utiliser une carte de visite à des fins personnelles. Collaborez avec la société émettrice de cartes de crédit pour interdire les opérations d'avance de fonds et les achats dans certaines entreprises, comme un magasin d'alcools, un magasin de vêtements ou un cinéma. Fixez une limite de dépenses mensuelle pour chaque carte en fonction d'une attente raisonnable de ce que les employés peuvent généralement dépenser en fonction de leurs rôles et de leurs fonctions. Référez-vous à une vérification des antécédents criminels avant l'embauche ou envisagez de procéder à une vérification des antécédents avant de délivrer à tout employé nouveau ou existant une carte de crédit d'entreprise.

Éduquer les employés

Définissez des attentes claires via une politique écrite relative aux cartes de crédit et offrez une formation formelle aux employés avant de leur émettre des cartes de crédit, ainsi qu'une formation de recyclage annuelle. Une politique de carte de crédit doit identifier qui est éligible pour recevoir une carte de crédit d'entreprise, définir les responsabilités associées à l'utilisation de la carte et décrire la politique commerciale concernant l'utilisation abusive de la carte de crédit. Les directives d'éligibilité peuvent, par exemple, indiquer qu'un employé possédant une carte doit la remettre si l'employé est placé dans un programme d'actions correctives pour une raison liée à la performance. Les responsabilités peuvent inclure l'autorisation d'achat et définir un processus de remise des reçus de carte de crédit. Remettez à chaque employé une copie de la politique et demandez à chacun de signer sa carte une fois la formation initiale ou de recyclage terminée.

Examen mensuel du compte

Effectuez un audit mensuel de l'utilisation des cartes de crédit en rapprochant les relevés mensuels des cartes de crédit peu après leur réception. Vérifiez le solde de chaque carte et comparez les reçus que les employés remettent avec ceux figurant sur le relevé de carte de crédit. Concentrez-vous spécifiquement sur la date et l'heure, le ou les articles achetés et si l'achat a été autorisé. Après avoir rapproché chaque compte individuel, générez un rapport mensuel qui identifie les tendances des dépenses, les montants dépensés selon le commerçant et tout signal d'alarme pouvant indiquer une tentative de fraude par carte de crédit.

Audit d'investigation

Enquêtez sur toute transaction inhabituelle, de grande valeur ou non autorisée découverte lors d'un audit de compte mensuel en effectuant un audit d'enquête. Dans certains cas, cela peut nécessiter seulement qu'un employé fournisse une explication plus détaillée d'une transaction ou de la raison d'un achat d'entreprise. Dans d'autres cas, comme lorsqu'un employé est soupçonné d'avoir enfreint la politique relative aux cartes de crédit, une vérification plus détaillée peut être nécessaire. Un audit détaillé ou une enquête sur la fraude commence par déterminer qui a demandé ou autorisé la transaction et par la collecte d'informations telles que l'emplacement actuel de l'article. Ensuite, interrogez l'employé titulaire de la carte, le superviseur du département et, si possible, le vendeur ou le commerçant pour obtenir plus de détails sur l'achat.