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Les écritures d'ajustement sont une exigence périodique pour un système de comptabilité d'exercice. Ses avantages sont qu'il maintient les livres en ordre et qu'il fait correspondre les revenus et les coûts aux périodes au cours desquelles vous les gagnez ou les engagez. Le principal inconvénient est qu'il nécessite un travail supplémentaire par rapport à celui nécessaire pour la comptabilité de caisse. Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous devez effectuer plusieurs types d'écritures de régularisation à la fin de chaque période.

Prépaiements

Un prépaiement est un flux de trésorerie qui se produit avant un événement. Vous devez effectuer des écritures d'ajustement pour reconnaître la partie des paiements anticipés représentant les dépenses que vous engagez au cours de la période et les revenus que vous gagnez. Par exemple, vous pouvez prépayer le loyer d’un an, soit 12 000 USD, sur votre propriété commerciale. Vous réservez initialement un débit pour les frais de location payés d'avance et un crédit pour encaisser 12 000 $. L'écriture d'ajustement de fin de mois est de 1 000 $ débitée des dépenses de location et créditée des dépenses de location payées d'avance. Les revenus non gagnés, qui sont des revenus payés à l'avance, fonctionnent de la même manière, avec l'entrée d'ajustement débitant les revenus non gagnés et créditant les revenus.

Accruals

Les provisions sont des flux de trésorerie qui surviennent après que vous ayez gagné un revenu ou engagé une dépense. Par exemple, si vous recevez une facture fournisseur avec un paiement net-30, vous pouvez enregistrer la dépense dans la période en cours et l'affecter aux comptes fournisseurs. Dans la période suivante, vous débitez l'argent à payer et créditez lorsque vous effectuez le paiement. En termes de revenus, vous pouvez vendre un article à crédit à un client. Vous enregistrez la vente dans les comptes clients pour la période en cours, puis libérez la créance lorsque le client effectue le paiement.

Estimations

Dans certains cas, vous ne disposez pas d'informations précises pour effectuer une écriture comptable. Vous devez donc configurer des écritures d'ajustement pour estimer une dépense que vous engagez pour la période. Par exemple, vous devez amortir vos actifs à long terme pour récupérer leurs coûts d'achat. Vous créez une écriture d'ajustement pour la dotation aux amortissements qui estime le montant de l'amortissement pour la période en fonction de votre méthode d'amortissement. De même, vous pouvez configurer un ajustement pour estimer la réserve pour créances douteuses. À la fin de la période, vous transférez la perte réelle de la provision pour créances irrécouvrables à une dépense pour créances irrécouvrables. Si vous faites un inventaire, vous devrez peut-être saisir une écriture d'ajustement pour corriger l'inventaire final et le coût des marchandises vendues.

Considérations

L'ajustement des écritures présuppose que vous avez adopté la comptabilité d'exercice. Bien que la comptabilité d'exercice soit plus précise en termes de principe d'appariement, elle ne donne pas beaucoup d'informations sur votre situation de trésorerie. Vous devez créer un rapport de flux de trésorerie distinct pour déterminer votre statut de trésorerie. En comptabilité de caisse, vous connaissez toujours vos encaissements et décaissements. Cependant, la comptabilité de caisse ne révèle pas les sources ni le moment des profits et des pertes. Les grandes entreprises et toutes les sociétés publiques utilisent la comptabilité d'exercice, tandis que les travailleurs indépendants et les petites entreprises pourraient trouver la comptabilité de caisse appropriée à leurs besoins. La comptabilité de caisse peut aider à reporter les taxes, car vous ne reconnaissez pas les revenus tant que le client n'a pas payé. Cependant, cela signifie également que vous reportez les dépenses déductibles jusqu'à ce que vous les payiez.